Та нийгэмд ямарч төрлийн ажил алба хашдаг байсан ч мэдээллийн эрин зуунд и-мэйл хаяг зайлшгүй ашиглах шаардлага гарах болно. Ихэнх хүн энэ хэрэгслийг нэг их ойшоодоггүй боловч энэ нь орчин үед хувь хүнийг илэрхийлэх, бизнес болон ажлын амин чухал зүйлийн нэг болжээ. Танд хэрхэн цэгцтэй бөгөөд мэргэжлийн төвшинд и-мэйл хаягийг ашиглах талаар мэдээллийг хүргэж байна.

1. И-мэйл хаягны нэр чухал

Хэрэв танд олон тоо, үсгээс бүрдсэн мэйл хаяг байгаа бол даруй үүнийгээ даруй засахыг зөвлөж байна. Учир нь и-мэйл хаягны нэр нь  тухайн хүнийг илэрхийлэх чухал үнэлэмж юм. Жишээ нь та dorj989_batdorj@gmail.com, эсвэл batdorj_coolboy@gmail.com гэсэн хаягнаас мэйл явуулахаас илүү Batdorj.s@gmail.com гэх хаягнаас явуулах нь илүү үр дүнтэй бөгөөд албаны харагдах болно.

2. И-мэйл явуулахдаа анхаарах зүйлс

Recipients/To-д захидал явуулах хүний и-мэйл хаягийг  бичих болно. Үүнээс гадна нэг захидлыг олон хүн рүү зэрэг илгээх боломжтой бөгөөд Bcc гэх сонголтыг сонгон харилцагчдаа тэмдэглэж оруулснаар болох болно.

Subject: Энэ хэсэгт та өөрийн явуулах захидлын гарчиг буюу үндсэн зорилгыг товчхон бичихэд болно.

Жишээ нь: Хэрэв та байгууллага руу хамтран ажиллах талаар санал хүсэлт явуулах гэж буй бол “........ байгууллагад хамтран ажиллах саналын тухай” гэж бичихэд болох болно.

Body- Та энэхүү хэсэгт явуулах захидлынхаа үндсэн зорилго болоод тайлбарыг дэлгэрэнгүй бичих хэрэгтэй юм. Мөн үүний өмнө “Сайн байна уу” хэмээн амар мэндийг нь асууж, төгсгөлд нь баярлалаа хэмээн талархал илэрхийлж, хүндэтгэсэн- .............. /өөрийн нэр, овог албан тушаал/ бичих хэрэгтэй. Үүнээс гадна та хэрэв хувь хүнээс и-мейл хүлээн авсан л бол заавал талархал илэрхийлэн, хүлээн авснаа мэдэгдэж хариу захидал илгээх хэрэгтэй. Ингэснээр таны захидлыг хүлээн авч буй хүнийг хүндэтгэн буйгаа илтгэж байгаагаас гадна и-мэйл соёлын нэгээхэн чухал хэсэг юм.

3. И-мэйл хаягаа элдэв сайт, мэдээлэлд бүү бүртгүүл

И-мэйл хаяг чинь нэг л олон янзын хэрэгтэй хэрэггүй мэдээлэл, сурталчилгаа зэргээр дүүрээд байна уу. Энэ бол бидний и-мэйл хаягаараа бүртгүүлсэн элдвийн зүйлсээс улбаатай юм. Үүнийг цэгцэлж эмхлэх хэрэгтэй. Учир нь үүнээс шалтгаалж танд ирэх чухал и-мэйлыг анзааралгүй орхих магадлалтай. Хэрэв та өөрт ирж буй хуурамч мэдээлэл, болон янз бүрийн сурталчилгаанаас зайлсхийхийг хүсвэл тухайн мэйл рүү орж хамгийн доод хэсэгт байрлах “unsubscribe эсвэл email prefence” зэргийг дарахад хангалттай. Ингэснээр тухайн газраас дахин тань руу мэдээлэл илгээхгүй болох юм.

4. Ажлын И-мэйл болон хувьдаа ашиглах И-мэйл хаягийг ялгаж салгах

Ихэнх хүн ганцхан и-мэйл хаягтай байдаг бөгөөд үүгээрээ ажил болон хувь сонирхлын мэдээллийг хольж авдаг. Ингэснээр танд ирэх зарим мэдээлэл дунд төөрөхөөс гадна та ажлын шугамаар харилцаж буй хүндээ зайлшгүй ажлын и-мэйл хаягаараа л харилцах хэрэгтэй. Энэ нь таныг тухайн компани ажилтан гэдгийг илтгэх нэг чухал зүйл юм.

5. И-мэйл хаягаа олон улсын стандартад тохируулах

Таны мэйл хүлээн авах харилцагч харааны бэрхшээлтэй эсвэл харж чадахгүй хүн ч байж болно. Иймд та аль болох өөрийн текстийг  Segoe UI тохируулгыг сонгон бичээрэй. Энэ нь уншиж буй хүнд ч амархан бөгөөд тааламжтай санагдах болно.

Хэрхэн Segoe UI тохируулгыг өөрийн и-мэйлд ашиглах талаар зааврыг доорх линкээр үзнэ үү.